Requisitos de Facturación en Colombia

Requisitos de facturación en Colombia, para tener en cuenta.

Existen unos requisitos de facturación en Colombia se deben seguir para que sean válidas, las facturas en Colombia se dividen en dos, como titulo valor y como documento tributario, cualquiera de los dos casos tiene como obligación contar con una resolución de autorización, un número expedido por la DIAN y que debe estar impresa en las facturas, si no se cumple, los declarantes se hacen acreedores de sanciones.

Los requisitos de facturación en Colombia para que sean válidas ante la Cámara de Comercio y la DIAN, están determinados por la ley.

Para entender estos requisitos es importante entender que la factura, ya sea física o factura electrónica, es un documento que tiene valor probatorio y se considera, a efectos del Código de Comercio, un título valor.

Su función es servir como prueba de una transacción comercial reflejando el valor de los productos o servicios adquiridos, junto con los gastos e impuestos a los que este obligada la operación comercial.

El código de comercio artículo 772 dice: “la factura, es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”

En general podemos dividir los requisitos que debe cumplir una factura en Colombia en dos apartados: la factura como título valor y la factura como documento tributario.

Existen ciertos requisitos a la hora de facturar en Colombia para que sean válidas ante la Cámara de Comercio y la DIAN.

Factura como título valor.

Los requisitos, establecidos de forma clara en el Código de Comercio, para que una factura sea considerada un título valor son:

1. Qué contenga los datos del vendedor: el vendedor debe quedar completamente identificado en la factura. Debe contener el nombre de la persona o empresa, documento de identificación, dirección de residencia, ciudad y país. Además, se requieren datos de contacto en caso de preguntas o reclamaciones: teléfono/s, email/s. etc.

Es muy importante que el cliente tenga seguridad y confianza en la empresa que está generando el cobro.

2. Que contenga los datos de la transacción: Es importante mostrar: el precio del producto o servicio, los impuestos asociados a la transacción, el total y de ser necesario, la forma de pago acordada. En el caso de pago por cuotas se suele firmar un contrato en un documento adicional.

Las facturas como título valor deben contener datos del vendedor, y datos de transacción.

Dice el código de comercio:

“… No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo no afectará la calidad de título valor de las facturas.”

Factura para efectos tributarios y la DIAN:

Para que una factura electrónica o impresa, tenga carácter tributario completo debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario que dice:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta: esto significa que debemos colocar un encabezado que señale de forma evidente que el documento entregado es una factura y no un presupuesto.

2. Contener apellidos y nombre o razón social y documento del vendedor o de quien presta el servicio: es decir, debe contener los datos completos del vendedor. Es de recalcar que lo nuevo aquí es la necesidad, por parte del vendedor, de presentar un número de identificación fiscal, NIT para empresas o RUT para independientes. Es decir, que la factura es tributaria si el vendedor está legalmente registrado como contribuyente.

3. Contener apellidos y nombre o razón social y documento del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. Este punto es fundamental si el comprador quiere deducir el IVA pagado para cruzarlo en su presentación de IVA ante la DIAN. Los datos de identificación son los mismos que los del vendedor.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta: esta numeración no es cualquiera y es un requisito muy importante ya que debe estar inscrita y registrada en la DIAN por parte de la empresa. En la factura electrónica o impresa debe constar la resolución de dicho registro.

5. Fecha de su expedición: la fecha del día en que se genera la obligación por parte del comprador.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

Las facturas como documento tributario, debe estar denominada como factura, contener los datos del vendedor y de quien obtiene el producto o servicio, un consecutivo, fecha, descripción y valor total.

Para terminar, quiero citar el estatuto tributario nacional:

“PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados solamente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.”

Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.

Si no se cumplen con todos los requisitos de la factura existen tres consecuencias a saber:

No sirve como título valor

No sirve para soportar costos o gastos.

• El que la expida se hace acreedor a una sanción.


Ultima Modicicación: 6 Mayo, 2019

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